Calcular correctamente el Valor Ganado (EV) y el Costo Actual (AC) es esencial para aplicar de forma efectiva el método de Gestión del Valor Ganado (EVM), ya que ambas medidas permiten evaluar, de manera objetiva, el avance real del proyecto y el gasto incurrido. Sin embargo, en la práctica, suelen confundirse, lo que puede conducir a interpretaciones erróneas del desempeño y a decisiones de gestión inadecuadas. Por ello, comprender sus diferencias y aprender a calcularlas es clave para tomar acciones correctivas oportunas, sentando las bases para el análisis de desempeño con los indicadores SPI y CPI posteriormente.
Bases Teóricas
Durante la ejecución del proyecto se obtienen datos reales de lo ejecutado, el alcance planificado se va completando y una parte importante del presupuesto, los recursos y el tiempo se consume. En el método de Gestión del Valor Ganado (EVM), esta información se registra en tres dimensiones clave: alcance, cronograma y costos (PMI, 2020).
- Datos de alcance: Medición del trabajo realizado (por ejemplo, unidades físicas, hitos alcanzados, horas-hombre) agrupados por paquetes de trabajo.
- Datos de cronograma: Fechas reales de inicio y fin, estimaciones actualizadas de actividades y relaciones de precedencia.
- Datos de costos: Valor real del consumo de recursos incurrido hasta un momento determinado, expresado normalmente en unidades monetarias, aunque también puede medirse en horas-hombre u otras unidades relevantes.
Es importante diferenciar:
- Datos de alcance: indican lo entregado.
- Datos de costo: indican lo invertido para lograrlo.
Una vez recopilados estos datos, es posible determinar dos medidas clave: el Valor Ganado (EV) y el Costo Actual (AC).
Valor Ganado (EV)
En el método de Gestión del Valor Ganado (EVM), el Valor Ganado (EV) es una medida del trabajo ejecutado a una fecha determinada, expresada en función del presupuesto aprobado para ese trabajo (PMI, 2020). En este contexto, trabajo se refiere a productos o entregables que son el resultado de haber realizado actividades, y no a las actividades en sí mismas (Buchtik, 2013).
El EV se calcula aplicando un método de medición definido durante la planificación y antes de iniciar la ejecución, seleccionado de acuerdo con la naturaleza del trabajo para asegurar que la medición sea objetiva, precisa y oportuna. Las organizaciones pueden contar con directrices para esta selección, que incluyan: el método de medición, su exactitud, el periodo y la unidad de medida, así como la recolección de datos y el reporte de resultados. Un método inadecuado puede generar conclusiones erróneas y conducir a decisiones de gestión poco efectivas (PMI, 2020).
Para calcular el EV, el trabajo se clasifica según cómo pueda medirse su avance. Existen tres tipos principales, cada uno con métodos específicos:
Esfuerzo discreto (Discrete Effort): Entregables tangibles y medibles que producen un resultado específico. Ejemplos: una zapata de concreto terminada o un manual de usuario aprobado. Métodos principales:
- Fórmula fija (Fixed Formula)
- Hito ponderado (Weighted Milestone)
- Porcentaje completado (Percent Complete)
- Medición física (Physical Measurement)
Esfuerzo proporcional (Apportioned Effort): Entregables de apoyo que dependen directamente de un esfuerzo discreto y cuyo valor se calcula como un porcentaje del EV del entregable principal. Ejemplo: informe de aseguramiento de calidad vinculado a la fabricación de un componente.
Nivel de Esfuerzo (Level of Effort – LOE): Trabajo de apoyo continuo que no produce entregables medibles de forma directa. Su EV se obtiene de acuerdo con el Valor Planeado (PV) asignado para cada periodo, sin generar variación de cronograma (SV), aunque puede existir variación de costo (CV). El uso de LOE debe ser limitado.
Costo Actual (AC)
El Costo Actual (AC) es el gasto incurrido, tanto directo (por ejemplo, mano de obra, materiales, equipos) como indirecto (por ejemplo, gastos generales asignados), asociado al alcance ejecutado hasta un momento determinado, medido en la misma unidad que el presupuesto aprobado (normalmente en unidades monetarias); representa lo que efectivamente se ha invertido para lograr el avance medido en el Valor Ganado (EV) (PMI, 2020).
Aprendizaje Lúdico del Valor Ganado (EV) y Costo Actual (AC)
Para abordar tus sesiones de clase del Valor Ganado (EV) y Costo Actual (AC) de forma lúdica, debes:
- Contar con una baraja del juego de cartas educativo BreakingDown® Divide y vencerás por cada 2 alumnos en la versión de 2 jugadores o por cada 8 alumnos en la versión de 2 equipos de 4 integrantes cada uno.
- Descargar el TOOLKIT EDUCATIVO de BreakingDown® Divide y vencerás y preparar el Tablero, Avatares, Billetes, Dado de Tiempo, Dados de Costos (para equipos preparar estos elementos por duplicado, excepto los dados) e imprimir una Plantilla AL006 por cada alumno o equipo.
- Haber trabajado previamente la aplicación de aprendizaje lúdico de la Línea Base de Medición del Desempeño (PMB) (Plantilla AL005).
Al final de esta publicación encontrarás un formulario para solicitar tu TOOLKIT EDUCATIVO. ¡Regístrate y recibe el enlace de descarga directamente en tu correo electrónico!
En la sesión de clase jugarán “Al Filo del Presupuesto” en su versión para 2 jugadores o 2 equipos. Para ello, deberán seleccionar una tarjeta de PROYECTO, junto con sus 4 tarjetas de ENTREGABLE, 16 tarjetas de PAQUETE DE TRABAJO y 64 tarjetas de ACTIVIDAD. Antes de iniciar, es necesario haber desarrollado la Línea Base de Medición del Desempeño (Plantilla AL005).
Entrega la Plantilla AL006 a cada alumno o equipo e indica que mientras juegan “Al Filo del Presupuesto” deberán registrar en ella el Valor Ganado (EV) y el Costo Actual (AC).
Valor Ganado (EV)
Con la información de la Línea Base de Medición del Desempeño (Plantilla AL005) completa el número y nombre de los PAQUETES DE TRABAJO en la primera columna “1. Línea Base del Alcance” y el costo estimado para cada uno de ellos en la sexta columna “2. Línea Base de Costos”.
Al final de cada mes registra en los recuadros grises el Porcentaje de Trabajo Completado de cada PAQUETE DE TRABAJO hasta ese momento, de acuerdo con la siguiente regla:
- No se ha ejecutado ninguna ACTIVIDAD del PAQUETE DE TRABAJO: 0%
- Se ha ejecutado 1 ACTIVIDAD del PAQUETE DE TRABAJO: 25%
- Se han ejecutado 2 ACTIVIDADES del PAQUETE DE TRABAJO: 50%
- Se han ejecutado 3 ACTIVIDADES del PAQUETE DE TRABAJO: 75%
- Se han ejecutado las 4 ACTIVIDADES del PAQUETE DE TRABAJO: 100%
Luego multiplica ese porcentaje por el costo estimado (columna “2. Línea Base de Costos”) y registra el resultado en la casilla blanca que contiene a la gris. El valor obtenido es el Valor Ganado (EV) de cada PAQUETE DE TRABAJO obtenido hasta ese momento; al final de cada mes se debe evaluar el EV de todos los PAQUETES DE TRABAJO nuevamente.
Para obtener el Valor Ganado (EV) del PROYECTO suma los valores obtenidos en el mes.
Costo Actual (AC)
Con la información de la Línea Base de Medición del Desempeño (Plantilla AL005) completa el número y nombre de los PAQUETES DE TRABAJO en la primera columna “1. Línea Base del Alcance” y el costo estimado para cada uno de ellos en la sexta columna “2. Línea Base de Costos”, esta última sólo te servirá de referencia en la ejecución para monitorear si aún tienes presupuesto de acuerdo a lo planificado.
Luego de cada turno, registra en las casillas grises el COSTO REAL de las ACTIVIDADES que acabas de ejecutar, hay una por cada ACTIVIDAD.
Al final del mes suma estos costos por PAQUETE DE TRABAJO y regístralo en las casillas blancas, el valor obtenido es el Costo Actual (AC) de cada PAQUETE DE TRABAJO.
Para obtener el Costo Actual (AC) del PROYECTO suma los valores obtenidos en el mes.
Antes de empezar el siguiente mes, registra en sus casillas grises, el COSTO REAL de las ACTIVIDADES ya ejecutadas
Dominar el cálculo del Valor Ganado (EV) y el Costo Actual (AC) permite contar con datos claros y confiables sobre el avance y la inversión real del proyecto. Al integrarlos con el Valor Planeado (PV), se abre la puerta para evaluar el desempeño en tiempo y costo, e identificar desviaciones de forma oportuna.
Aprenderlo de manera práctica y entretenida con BreakingDown® Divide y vencerás facilita su comprensión y aplicación en proyectos reales, convirtiendo un concepto que suele parecer complejo en una herramienta de gestión poderosa.
Referencias
Buchtik, L. (2013). Secrets to Mastering WBS in Real World Projects (Second ed.). Pennsylvania: Project Management Institute.
PMI (2020). The Standard for Earned Value Management. Pennsylvania: Project Management Institute.
