Aborda tus clases sobre la Línea Base de Costos de forma lúdica con el juego de cartas BreakingDown® Divide y vencerás y su TOOLKIT EDUCATIVO, que incluye plantillas y elementos complementarios para un curso completo en dirección de proyectos.
Bases Teóricas
En un proyecto de enfoque de desarrollo predictivo, el alcance, cronograma, costo, necesidades de recursos y riesgos pueden quedar bien definidos en las fases tempranas de su ciclo de vida y mantenerse relativamente estables (PMI, 2021).
Una vez establecido lo que el proyecto va a entregar mediante la Línea Base del Alcance, las actividades necesarias para poder producirlo mediante la Línea Base del Cronograma; se estiman los costos de todos los recursos que se van a requerir como el personal, los materiales, el equipamiento, los servicios, las instalaciones, entre otros; las estimaciones de costos se pueden presentar a nivel de actividad, paquete de trabajo o en formato resumido (PMI, 2017).
Luego se agregan las estimaciones de costos para desarrollar la Línea Base de Costos, la que a menudo es distribuida a través del cronograma del proyecto para reflejar cuándo se incurrirá en los costos, lo que permite equilibrar los fondos aprobados en un periodo presupuestario específico con el trabajo programado. Si hay limitaciones de financiamiento para un periodo presupuestal, puede ser necesario reprogramar el trabajo para cumplir con esas limitaciones (PMI, 2021).
El Presupuesto del proyecto, además de la Línea Base de Costos, incluye la Reserva para Contingencias, con el fin de tener en cuenta la incertidumbre, para así implementar una respuesta a los riesgos o para responder a eventos de riesgo en caso de que ocurran (PMI, 2021).
Aprendizaje Lúdico de la Línea Base de Costos
Para abordar tus sesiones de clase de la Línea Base de Costos de forma lúdica, debes:
- Contar con una baraja del juego de cartas educativo BreakingDown® Divide y vencerás por cada 2 alumnos en la versión de 2 jugadores o por cada 8 alumnos en la versión de 2 equipos de 4 integrantes cada uno.
- Descargar el TOOLKIT EDUCATIVO de BreakingDown® Divide y vencerás y preparar el Tablero, Avatares, Billetes, Dado de Tiempo, Dados de Costos (para equipos preparar estos elementos por duplicado, excepto los dados) e imprimir una Plantilla AL003 por cada alumno o equipo.
Al final de esta publicación encontrarás un formulario para solicitar tu TOOLKIT EDUCATIVO. ¡Regístrate y recibe el enlace de descarga directamente en tu correo electrónico!
Inicia tu sesión de clase con el juego “Al Filo del Presupuesto”, ya sea en la versión para 2 jugadores o para 2 equipos. Este juego permitirá que tus alumnos comprendan que, para ejecutar las ACTIVIDADES, se requieren RECURSOS y que, para disponer de ellos, es necesario incurrir en COSTOS, los cuales no son necesariamente estables en el tiempo por lo que es altamente probable que haya variaciones entre lo planificado y lo que realmente terminará costando.
Al finalizar el juego, pide a cada alumno o equipo que conserve la tarjeta de PROYECTO que seleccionó, junto con sus 4 tarjetas de ENTREGABLE, 16 tarjetas de PAQUETE DE TRABAJO y 64 tarjetas de ACTIVIDAD; luego, continúa la clase con una breve explicación de las bases teóricas.
Indica que tomen las tarjetas de PAQUETE DE TRABAJO que utilizaron en el juego «Al Filo del Presupuesto» y que las ordenen de modo que la tarjeta con la menor numeración quede encima; luego, luego reparte la Plantilla AL003 a cada alumno o equipo, e indica que completen:
- La primera columna con los números que identifican a cada tarjeta de PAQUETE DE TRABAJO en orden ascendente.
- La segunda y la tercera columna no se completan, ya que en la segunda columna se listan los RECURSOS necesarios (divididos en dos tipos: PERSONAS y EQUIPOS/MATERIALES) para ejecutar las ACTIVIDADES de los PAQUETES DE TRABAJO mientras que en la tercera columna se indica la UNIDAD DE MEDIDA, que se refiere al monto necesario para contar con ese RECURSO por ACTIVIDAD y que para todos los RECURSOS es bivras (฿)/actividad.
- La cuarta columna con el estimado que consideren adecuado para cada RECURSO (PERSONAS y EQUIPOS/MATERIALES) que debe oscilar entre ฿ 100 y ฿ 300 por ACTIVIDAD.
- La quinta columna de CANTIDAD ya está completa con el número de ACTIVIDADES por PAQUETE DE TRABAJO que son 4.
- La sexta columna con el cálculo del costo estimado de los RECURSOS para las 4 ACTIVIDADES que debe oscilar entre ฿ 400 y ฿ 1,200 por PAQUETE DE TRABAJO.
- La sétima columna con el cálculo del costo estimado para cada PAQUETE DE TRABAJO, que debe oscilar entre ฿ 800 y ฿ 2,400.
Finalmente, en la antepenúltima fila suma el costo estimado de los PAQUETES DE TRABAJO que representa la LÍNEA BASE DEL COSTO, en la penúltima fila estima un monto como RESERVA DE CONTINGENCIA de al menos ฿ 4,000 y en la última fila calcula el total del PRESUPUESTO DEL PROYECTO que no debe exceder las ฿ 28,000.
Tal y como pasa en la vida real, incentiva a tus alumnos a que hagan la menor estimación posible de Línea Base de Costos con frases como ¿quién va a ahorrar más? ¿quién va a ser más eficiente? Y felicita al equipo que hace la menor estimación. Sabemos que hacer una estimación demasiado optimista no es ahorrar ni ser eficiente, al contrario, el riesgo que asume el equipo es muy alto y se podrá demostrar al final de la sesión que tal y como pasa en los negocios, se incentiva la menor estimación, pero de nada sirve si finalmente te falta dinero en la ejecución.
Invita a tus alumnos a jugar «Al Filo del Presupuesto» nuevamente, pero esta vez guiándose de la Línea Base de Costos que han establecido previamente en la Plantilla AL003, considerando que:
- Lo que han estimado como Línea Base de Costo debe ser distribuido en tres desembolsos, entregándose el primero antes de iniciar el juego (antes del Mes 1). Los siguientes se entregan si, al avanzar con el Dado de Tiempo y antes de lanzar el Dado de Costo, el jugador pasa al Mes 2 (o alguno de los jugadores del equipo en la versión de equipos) y luego al Mes 3, respectivamente.
- Lo que han establecido como Reserva de Contingencia, solo se entrega si aún no han reclamado la tarjeta de PROYECTO al llegar al Mes 4, es decir, si el proyecto aún no ha finalizado.
Al culminar el juego «Al Filo del Presupuesto», indica a tus alumnos que determinen el costo real del proyecto ¿Fue suficiente lo que estimaron de Línea Base de Costos? ¿Utilizaron la Reserva de Contingencia?
Finalmente, indica que conserven la Plantilla AL003 para sesiones de aprendizaje posteriores de otros aspectos de planificación de proyectos y medición del desempeño.
Referencias
PMI. (2017). A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) (Sixth ed.). Pennsylvania: Project Management Institute.
PMI. (2021). A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) (Seventh ed.). Pennsylvania: Project Management Institute.
