En un proyecto de enfoque de desarrollo predictivo, el alcance, cronograma, costo, necesidades de recursos y riesgos pueden quedar bien definidos en las fases tempranas de su ciclo de vida y mantenerse relativamente estables (PMI, 2021).
Una vez establecido lo que el proyecto va a entregar mediante la Línea Base del Alcance, se definen las actividades a partir de los paquetes de trabajo, luego, éstas se secuencian, se estiman los recursos necesarios para llevarlas a cabo y, de acuerdo a ellos, el tiempo que demandaría ejecutarlas. Así, se obtiene el modelo de cronograma que tiene un conjunto de actividades únicas con duraciones variables y que están conectadas por relaciones lógicas definidas, proporcionando información sobre lo que debe lograrse y la secuencia requerida para lograr los entregables del proyecto; sin embargo, no indica cuándo se deben realizar estas actividades, por lo que para obtener esta información, es necesario asignar una fecha de inicio al hito de inicio, asignar una fecha de finalización al hito de finalización, calcular holguras comparando las fechas tempranas y tardías, realizar la nivelación de recursos y comprimir el cronograma de ser necesario. Una vez aprobado, el modelo de cronograma se denomina Línea Base del Cronograma y se convierte en el punto de referencia contra el cual se mide el desempeño del proyecto (PMI, 2019).
Aprendizaje Lúdico de la Línea Base del Cronograma
Para abordar tus sesiones de clase de la Línea Base del Cronograma de forma lúdica, debes:
- Contar con una baraja del juego de cartas educativo BreakingDown® Divide y vencerás por cada 2 alumnos en la versión de 2 jugadores o por cada 8 alumnos en la versión de 2 equipos de 4 integrantes cada uno.
- Descargar el TOOLKIT EDUCATIVO de BreakingDown® Divide y vencerás y preparar el Tablero, Avatares y Dado de Tiempo (para equipos preparar estos elementos por duplicado, excepto el Dado de Tiempo) e imprimir una Plantilla AL002 por cada alumno o equipo.
Inicia tu sesión de clase con el juego «El Tiempo Vuela», ya sea en la versión para 2 jugadores o para 2 equipos de 4 integrantes cada uno; este juego permitirá que tus alumnos reconozcan cómo las Actividades permiten producir todo lo definido en la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT); además, se familiarizarán con las tarjetas del juego de cartas educativo BreakingDown® Divide y vencerás, así como con las piezas del TOOLKIT EDUCATIVO.
Al finalizar el juego, pide a cada alumno o equipo que conserve la tarjeta de PROYECTO que seleccionó, junto con sus 4 tarjetas de ENTREGABLE, 16 tarjetas de PAQUETE DE TRABAJO y 64 tarjetas de ACTIVIDAD.
Para 2 jugadores
Reparte la Plantilla AL002 a cada alumno, indica que tomen las tarjetas de PAQUETE DE TRABAJO que utilizaron en el juego «El Tiempo Vuela» y que las ordenen de modo que la tarjeta con la menor numeración quede encima; luego, indica que completen la primera columna de la Plantilla AL002 con los números que identifican a cada tarjeta de PAQUETE DE TRABAJO en orden ascendente y en la segunda columna sus ACTIVIDADES, recalcando que éstas inician con verbos porque representan lo que tenemos que hacer, a diferencia de los PAQUETES DE TRABAJO, ENTREGABLES y PROYECTO.
Para concluir con la planificación, indica a tus alumnos que es momento de estimar la duración de las ACTIVIDADES y para este fin se utilizan las columnas enumeradas de la Plantilla AL002 que corresponden con los días del Tablero del TOOLKIT EDUCATIVO; se sombrea de 1 a 3 recuadros consecutivos de días laborables por ACTIVIDAD de acuerdo a cuando se estime ejecutarla y sólo debe haber un recuadro sombreado por día. Tomar en cuenta que lo mínimo que puede durar una ACTIVIDAD es 1 día laborable y lo máximo 3 días laborables, esto está determinado por el Dado de Tiempo del TOOLKIT EDUCATIVO utilizado en el juego «El Tiempo Vuela».
Por último, invita a tus alumnos a jugar «El Tiempo Vuela» nuevamente, pero esta vez guiándose de la Línea Base del Cronograma que han establecido previamente en la Plantilla AL002 y colocando al extremo derecho de cada ACTIVIDAD el resultado de la diferencia entre la Duración Real y la Duración Planificada
Por lo tanto:
- Será 0 si la duración real de la ACTIVIDAD fue igual a la planificada
- Será -1 ó -2 si la duración real de la ACTIVIDAD fue menor a la planificada
- Será +1 ó +2 si la duración real de la ACTIVIDAD fue mayor a la planificada
Al culminar el juego «El Tiempo Vuela», indica a tus alumnos que sumen el total de las diferencias obtenidas; si el número es NEGATIVO es porque la ejecución fue en menor tiempo del planeado, siendo el resultado la cantidad de días que les sobraron para completar el PROYECTO; mientras que si es POSITIVO es porque fue en mayor tiempo y el resultado indica la cantidad de días adicionales que les tomó completarlo.
Otra alternativa es repartir una Plantilla AL002 adicional a cada alumno para que registren la duración real de cada ACTIVIDAD, para que comparando las plantillas se determine si la ejecución tomó menos o más tiempo del planeado.
Finalmente, indica que conserven la Plantilla AL002 para sesiones de aprendizaje posteriores de otros aspectos de planificación de proyectos y medición del desempeño.
Para 2 equipos
Cada uno de los 2 equipos conformado por 4 jugadores debe elegir a un Project Manager, quien será responsable de asegurarse de que las plantillas se completen correctamente. Recuerda que para esta versión del juego, se requiere contar con el Tablero y los Avatares del TOOLKIT EDUCATIVO por duplicado, tal y como se detalla en «El Tiempo Vuela» con 2 Equipos.
Entrega 2 Plantillas AL002 a cada equipo, una para la Planificación y otra para el Seguimiento, donde se registra la duración real de las actividades. Cada jugador dentro del equipo debe tomar las tarjetas de PAQUETE DE TRABAJO correspondientes a la tarjeta de ENTREGABLE que tuvo a cargo en el juego «El Tiempo Vuela» y ordenarlas de forma ascendente, colocando la tarjeta con el menor número encima. Luego, deben completar la información en ambas plantillas, registrando en la primera columna los números que identifican a cada tarjeta de PAQUETE DE TRABAJO en orden ascendente y, en la segunda columna, las ACTIVIDADES correspondientes.
Utilizando las columnas numeradas de la Plantilla AL002 que corresponden a los días del Tablero del TOOLKIT EDUCATIVO, cada jugador debe sombrear de 1 a 3 recuadros consecutivos por ACTIVIDAD, según la duración estimada. Lo mínimo que puede durar una ACTIVIDAD es 1 día laborable y lo máximo 3 días laborables, determinado por el Dado de Tiempo del TOOLKIT EDUCATIVO. Cada jugador debe comenzar a programar sus actividades desde un lunes distinto del primer mes, replicando la dinámica de la versión de 2 equipos de «El Tiempo Vuela», donde cada jugador inicia en una semana diferente. Esto simula situaciones reales en las que miembros del equipo pueden estar de vacaciones o incorporarse en distintos momentos del proyecto.
Se juega nuevamente «El Tiempo Vuela», pero esta vez siguiendo la Línea Base del Cronograma definida en la Plantilla AL002 de Planificación. Al final de cada turno, los equipos deben registrar la duración real de las actividades ejecutadas en la Plantilla AL002 de Seguimiento. Comparando las plantillas de Planificación y Seguimiento, se determina si la ejecución tomó menos o más tiempo del planeado.
Finalmente, cada equipo debe conservar las Plantillas AL002 para futuras sesiones de aprendizaje sobre planificación y medición del desempeño.
Referencias
PMI. (2021). A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) (Seventh ed.). Pennsylvania: Project Management Institute.
PMI. (2019). Practice Standard for Scheduling (Third ed.). Pennsylvania: Project Management Institute.
